RAPORT SPECJALNY:10 najczęstszych problemów IT w firmach (3/5)

W dzisiejszym artykule poruszymy kwestie współpracy wielu osób przy jednym dokumencie oraz wynikających z tego problemów wielu wersji.

Dodatkowo, skupimy się na mobilności w pracy - wyzwanie naszych czasów.

 

4. Problem z pracą nad jednym dokumentem - konflikt wersji

Przesyłanie dokumentów np. logistycznych czy księgowych pomiędzy poszczególnymi działami nawet w niewielkiej formie może być kłopotliwe bez sprawnie rozwiniętej struktury transportowej. Wyszukiwanie i czynności sprawozdawcze prowadzone w sposób odręczny zajmują wiele godzin zespołom ludzkim przetwarzającym rubryki cyfr. Natomaist częste przepisywania, czy modyfikowanie dokumentów prowadzi do pomyłek a czasem nawet do ich gubienia czy utraty na skutek zdarzeń nieprzewidzianych jak pożary lub zalania magazynów.

Google Drive oraz SkyDrive umożliwiają wspólną edycję dokumentów online znajdujących się na wirtualnym dysku. Wszystkie zmiany w dokumencie są zapisywane w czasie rzeczywistym w chmurze obliczeniowej, dlatego nie musimy się obawiać, że z powodu wyłączenia komputera utracimy naszą dotychczasową pracę. Istnieje możliwość redagowania dokumentu równocześnie przez kilka osób, którym nadaliśmy prawo do edycji. Dzięki temu nie musimy już nigdy przesyłać w nieskończoność kolejnych wersji dokumentu, a pracować na jednym. Znika także problem z konfliktem wersji. A jak to wygląda w praktyce? Kursory danych osób, które aktualnie pracują oznaczone są różnymi kolorami, dzięki czemu o wiele łatwiejsza jest kontrola wprowadzonych zmian. Po zakończeniu pracy istnieje możliwość prześledzenia krok po kroku zmian dokonanych przez danych użytkowników. Możemy również łączyć się jednocześnie z wieloma współpracownikami czy klientami przez Google Hangouts (odpowiednik Skype’a) i dyskutować o zmianach w tworzonym wspólnie dokumencie. Pozwala to na uniknięcie wielu pomyłek i nieporozumień, a także zaoszczędza nam czas, ponieważ nie musimy nawet opuszczać biura.

Badania pokazują, że 73% pracowników naukowych w ostatnim miesiącu miało kontakt z ludźmi będącymi w innej strefie czasowej. http://wwwimages.adobe.com/www.adobe.com/content/dam/Adobe/en/products/acrobat/pdfs/acrobatX_it_challenge.pdf

 

5. Problem z mobilnością - przegrywanie danych na pendrivy i płyty w przypadku np. podróży służbowych

Problemy związane z odręcznie przetwarzanymi informacjami związane są zwykle z czynnikiem ludzkim i w praktyce przybierają najróżniejsze formy. Formy te od klasycznych zagubień dokumentów w stosie „spraw nie załatwionych”, aż do problemów związanych z dostępnością dokumentów, które jak to w życiu zwykle bywa zazwyczaj są niezbędne w kilku miejscach na raz.

Atutem chmury jest fakt, że całą bazę danych firmy możemy mieć zawsze pod ręką, ponieważ nie są one przywiązane do konkretnych urządzeń (komputerów), a możemy mieć do nich bezpieczny dostęp z wszelkich urządzeń moblinych takich jak laptopy, tablety i smartfony. Istnieje także możliwość zainstalowania aplikacji Dysku Google na telefonach opartych na systemach Android czy iOS. Dzięki temu w każdym momencie możemy sprawdzić lub edytować swoje dokumenty, bez potrzeby dostępu do naszego komputera.

Google dba o prywatność i chroni nasze dokumenty, które mogą być dla nas dostępne z każdego miejsca na ziemi. Nawet jeśli nie mamy ze sobą własnego komputera, możemy skorzystać z dowolnego innego urządzenia. Nie ma znaczenia, czy będzie to komputer stacjonarny, laptop czy smartfon. Wystarczy, że ma on połączenie z Internetem i wszystkie dokumenty znajdą się w zasięgu ręki, a korzystanie z Dysku Google nawet z obcego urządzenia będzie bezpieczne.

Badania CRN pokazują, że 42% pracujących dorosłych mogłoby zrezygnować z części swojej pensji (nawet do 6%) za pracę zdalną.

Od momentu wdrożenie w Grupie Unity ograniczono koszty delegacji o 20%, gdyż część spotkań pomiędzy oddziałami i z klientami odbywa się wirtualnie.

Dog