RAPORT SPECJALNY: 10 najczęstszych problemów IT w firmach (1/5)

Znana firma analityczna Forrester postanowiła zbadać koszt wdrożeń usług pocztowych i komunikacyjnych w przedsiębiorstwach. Wzięto pod uwagę zarówno systemy bazujące na chmurach – np. Google Apps czy Yahoo! Zimbra jak i rozwiązania bardziej konwencjonalne, np. serwery Exchange Microsoftu. Okazuje się, że w wypadku firm, które zatrudniają mniej niż 15 000 pracowników, wdrażanie własnego systemu poczty nie ma sensu, jest o wiele kosztowniejsze niż poczta hostowana w chmurze.

Co więcej, z badań opublikowanych w raporcie pt. „Should Your Email Live in the Cloud? A Comparative Cost Analysis” (Czy Twój E-mail powinien żyć w chmurze? Analiza porównawcza kosztów) wynika, że Google Apps jest obecnie najtańszym rozwiązaniem, zarówno w kategorii rozwiązań na miejscu, jak i hostowanych w chmurze.

Jednak mimo tej różnicy w cenach, większosć firm nie śpieszy się do całkowitego przejścia na chmurę – aż 56% respondentów stwierdziło, że zamierza korzystać z modelu hybrydowego, połączenia usług e-mailowych świadczonych na miejscu jak i zewnętrznych. 28% chce przekazać swoje wewnętrzne systemy poczty całkowicie w outsourcing, 22% pozostać przy własnych serwerach, ale przenieść je do niezależnego centrum danych, 19% przenieść się całkowicie do zewnętrznego dostawcy poczty, zaś jedynie 14% chce wciąż samodzielnie utrzymywać swoją infrastrukturę.

Jeśli jednak chodzi o tych, którzy zainteresowani są przejściem na zewnętrzną pocztę, to większość z nich wybierze raczej pakiet Google Apps niż Microsoft Exchange Online. Mimo że ten ostatni jest jakieś 10% tańszy od porównywalnych rozwiązań pozostałych dostawców chmur, to jednak wciąż nie może konkurować z Google.

Samo badanie zostało przeprowadzone na próbie 2444 osób podejmujących najważniejsze decyzje w działach IT. Byli to ludzie ze Stanów Zjednoczonych, Francji, Kanady, Niemiec i Zjednoczonego Królestwa.

1. Problemy z komunikacją między pracownikami

Wraz z rozwojem firm a w ślad za nimi ich systemów informacyjnych stale przyrasta liczba dokumentów stanowiących zasoby danych. Niejednokrotnie zwiększa się także liczba zespołów ludzkich, które dane przetwarzają. Rozrastanie się firmy jakkolwiek jest zjawiskiem pożądanym tak w przypadku zarządzania informacją zwykle związane jest ze spadkiem efektywności jej przetwarzania, szybkością przesyłania oraz problemami w koordynacji działań podczas gromadzenia danych.

 

Dzięki Aplikacjom Google dla Firm komunikacja z klientami oraz współpracownikami jest o wiele prostsza, szybsza i bardziej wygodna. Połączenie poczty z czatem eliminuje konieczność instalowania w firmie dodatkowych komunikatorów do szybkiego kontaktu między pracownikami. Czat podobnie jak sama poczta jest dostępny na każdym urządzeniu z podłączeniem internetowym  Dzięki platformom chmurowym możliwie jest kontaktowanie się z klientami i współpracownikami metodą online, także poprzez Google Hangouts, czyli wideokonferencje, których zaletą jest fakt, że możemy za darmo łączyć się nawet z 25 osobami jednocześnie, z możliwoscią wyświetlania nie tylko obrazu z kamery, ale także udostępniając swój pulpit, dzięki czemu nasi rozmówcy mogą widzieć na żywo na przykład przygotowaną przez nas prezentację. Dzięki powyższym rozwiązaniom następuje optymalizacja wydatków na podróże służbowe, a także zmiana modelu wymiany dokumentów w firmie - przejście od segregatorów do dokumentacji elektronicznej.

Badania Frost & Sullivan pokazują, że firmy, które zainwestowały w rozwiązania chmurowe charakteryzują się lepszą współpracą pomiędzy pracownikami, co spowodowało zwrot 400% z inwestycji. (por https://communities.cisco.com/docs/DOC-16566)

Dla przykładu Firma AutoGuard zdecydowała się na wdrożenie systemu w modelu chmurowym - system wspierający komunikację wewnętrzną i zewnętrzną. Dzięki niemu udało się m.in. obniżyć koszty rozmów wychodzących z firmy o ok. 30%.
 
Dog