Google Drive - nieodłączny partner biznesu

Czy jest możliwe zgromadzenie wszystkich najważniejszych dla firmy danych w jednym miejscu, z możliwością udostępniania i dzielenia się informacjami z pracownikami i partnerami biznesowymi? Google oferuje usługę, która spełnia wysokie wymagania stawiane przez nowoczesny biznes nie tylko w zakresie bezpieczeństwa, ale także dostępności bez względu na miejsce, w którym aktualnie przebywamy.

W dobie komputerów, laptopów, tabletów i smartfonów, które stały się niezbędnymi narzędziami do zarządzania nowoczesną i sprawną firmą, najpierw pojawiły się przenośne dyski, później o wiele mniejsze i bardziej poręczne pendrive’y. Jednak z biegiem czasu okazało się, że nie chronią one najważniejszych dla firmy danych. Przede wszystkim powstało zagrożenie utraty danych poprzez uszkodzenie lub zgubienie takiego nośnika. W związku z tym najważniejsze dla firmy informacje umieszczano zarówno na komputerach, jak i na wielu innych nośnikach danych, takich jak płyty CD czy pendrive’y. Takie rozwiązanie nie było ani wygodne, ani bezpieczne. Według statystyk aż 60% danych gromadzonych na firmowych laptopach nie jest zabezpieczona, a 66% pendrive’ów rocznie jest gubiona albo ulega zniszczeniu. Co więcej, w ciągu roku jeden na dziesięć laptopów ginie w wyniku kradzieży. Daje to liczbę nawet 2 mln skradzionych laptopów rocznie.

Po rozwiązaniach jakie niósł Dropbox, iCloud oraz Skydrive (Microsoft) pojawiło się rozwiązanie idealne i jednocześnie tanie – Google Drive (Dysk Google), czyli nic innego jak dysk w Internecie, gdzie istnieje możliwość tworzenia folderów na wzór tych, które są w systemach operacyjnych Windows. Na start użytkownicy otrzymują zupełnie za darmo 15 GB przestrzeni dyskowej do podziału pomiędzy Google Drive i Pocztą Gmail. W razie potrzeby istnieje możliwość powiększania pojemności dysku aż do 16 TB. 

Zasada działania Google Drive jest bardzo prosta i wygodna. Możemy mieć do niego dostęp z poziomu przeglądarki internetowej. Dodatkowo internetowy dysk może być połączony z naszym dyskiem komputerowym. Po zainstalowaniu na komputerze niewielkiej aplikacji na naszym pulpicie pojawia się nowy folder - Dysk Google, z całą zawartością, którą zgromadziliśmy w wirtualnej przestrzeni lub jej wybraną częścią (można wybrać pojedyncze foldery, które mają się synchronizować). I odwrotnie - wszystko co umieścimy w folderze Dysk Google, zostanie wysłane do naszego e-dysku, czyli dysku internetowego. Chwilowy brak dostępu do sieci również nie stanowi problemu. Wystarczy zamieścić w folderze Dysk Google pliki, które chcielibyśmy umieścić w wirtualnym dysku. Aplikacja wykryje ponowne połączenie z Internetem i zsynchronizuje pliki. Co więcej, istnieje także możliwość zainstalowania aplikacji Dysku Google na telefonach opartych na systemach Android czy iOS. Dzięki temu w każdym momencie możemy sprawdzić lub edytować swoje dokumenty, bez potrzeby dostępu do naszego komputera.

Google dba o prywatność i chroni nasze dokumenty, które mogą być dla nas dostępne z każdego miejsca na ziemi. Nawet jeśli nie mamy ze sobą własnego komputera, możemy skorzystać z dowolnego innego urządzenia. Nie ma znaczenia, czy będzie to komputer stacjonarny, laptop czy smartfon. Wystarczy, że ma on połączenie z Internetem i wszystkie dokumenty znajdą się w zasięgu ręki, a korzystanie z Dysku Google nawet z obcego urządzenia będzie bezpieczne. Dysk Google zabezpieczony jest nie tylko loginem i hasłem. Można również skorzystać z dodatkowej opcji, jaką jest dwuetapowa weryfikacja, poprzez wpisanie jednorazowego kodu wysyłanego na telefon komórkowy użytkownika. Podobne zabezpieczenia wykorzystywane są przy transakcjach bankowych.

Dlaczego właśnie Google Drive a nie chociażby SkyDrive? Odpowiedź jest prosta. Google wykazuje przede wszystkim mniej awarii rocznie niż Microsoft, dając gwarancję 99,9% poprawności działania. Z prognoz wynika, że do końca 2016 roku z rozwiązań chmurowych, w ramach których oferowany jest internetowy Dysk Google, będzie korzystać ponad połowa globalnych firm. Dlatego warto wdrożyć nowe rozwiązanie już teraz - prywatnie i w swoim biznesie. Obecnie z Aplikacji Google dla Firm korzystają największe firmy, takie jak Motorola, Grupa TP, HP, Fujifilm, ale też NASA, National Geographic, hiszpański bank Banco Bilbao Vizcaya Argentaria, czy administracje amerykańskich miast np. Bostonu oraz administracja całego stanu Kolorado. Internetowy dysk sprawdza się zarówno w małych, średnich, jak i największych firmach, niezależnie od tego, jaki biznes prowadzimy. Jest elastyczny, a eksperci pomagają w dopasowaniu go idealnie do potrzeb danej firmy, a nawet każdego użytkownika z osobna.

Kolejny plus to fakt, że Dysk Google jest stale aktualny. Nie trzeba się obawiać, że za rok oprogramowanie będzie przestarzałe, ponieważ wszelkie aktualizacje dokonywane są automatycznie i na bieżąco w ramach posiadanej licencji, bez ingerencji użytkownika i problemów z tym związanych. Czy znamy z życia sytuacje, kiedy nie możemy otworzyć pliku tekstowego, ponieważ jest on zapisany w innej technologii lub nowszej wersji programu? Wdrażając do firmy Dysk Google już nigdy nie będziemy mieli takiego problemu. A czy kiedykolwiek mieliśmy problem z wysłaniem zbyt dużego załącznika przez e-mail? Korzystając z Google Drive ten problem również przestaje istnieć, ponieważ zamiast bezskutecznego przesyłania zbyt dużego załącznika pocztą, możemy udostępnić plik do 10 GB wielkości poprzez nasz dysk internetowy, a dostęp do niego możliwy jest poprzez wygenerowany link.

 Ponadto możemy tworzyć dokumenty online, arkusze kalkulacyjne, prezentacje itd. Wszystkie zmiany w dokumencie są zapisywane w czasie rzeczywistym w chmurze obliczeniowej Google, dlatego nie musimy się obawiać, że z powodu wyłączenia komputera utracimy naszą dotychczasową pracę. Mało tego, jeżeli stracimy dostęp do naszego komputera – włączamy inny i wracamy do poprzednio pisanego dokumentu od momentu, w którym skończyliśmy pracę. Nie tracimy nawet litery. Całkowita nowość to możliwość redagowania dokumentu równocześnie przez kilka osób, którym nadaliśmy prawo do edycji. Dzięki temu nie musimy już nigdy przesyłać w nieskończoność kolejnych wersji dokumentu, a pracować na jednym. Znika także problem z konfliktem wersji. A jak to wygląda w praktyce? Kursory danych osób, które aktualnie pracują oznaczone są różnymi kolorami, dzięki czemu o wiele łatwiejsza jest kontrola wprowadzonych zmian. Po zakończeniu pracy istnieje możliwość prześledzenia krok po kroku zmian dokonanych przez danych użytkowników. Możemy również łączyć się jednocześnie z wieloma współpracownikami czy klientami przez Google Hangouts (odpowiednik Skype’a) i dyskutować o zmianach w tworzonym wspólnie dokumencie. Pozwala to na uniknięcie wielu pomyłek i nieporozumień, a także zaoszczędza nam czas, ponieważ nie musimy nawet opuszczać biura. 

Do internetowego dysku możemy dodawać wszystko - dokumenty PDF, rysunki, zdjęcia itp. A następnie istnieje możliwość dzielenia się nimi z wybranymi osobami lub przeciwnie - zachowania tylko do własnego wglądu. Jeżeli nie pamiętamy, gdzie zapisaliśmy dokument na naszym internetowym dysku, możemy bez problemu odnaleźć go dzięki wbudowanej w Google Dysk wyszukiwarce, po wpisaniu słowa użytego w nazwie lub treści dokumentu.

Google Drive dostępny jest nie tylko dla komputerów z systemem Windows, ale także dla użytkowników Mac’ów. Można również ściągnąć aplikacje Drive na telefon lub tablet z systemem operacyjnym Android oraz iOS. Wówczas otwiera się możliwość modyfikacji dokumentów przez telefon komórkowy, nawet jeśli jesteśmy już w drodze np. na spotkanie biznesowe, a wprowadzenie zmiany jest konieczne. Google Drive eliminuje kłopoty administracyjne i pozwala na pracę z każdego miejsca, przy użyciu dowolnego urządzenia bez ograniczeń.

Korzystanie z Google Drive sprawia, że praca staje się o wiele łatwiejsza. Od teraz powielanie wszystkich dokumentów w firmie na różnych komputerach przestaje mieć sens. Korzyści wypływające z Google Dysku będą progresywnie rosły w miarę jak świat będzie wkraczał coraz bardziej w epokę przetwarzania danych w chmurze. Nowoczesne firmy zdają sobie z tego sprawę i wdrażają rozwiązania chmurowe już teraz. 
 
 

Dog